ACORDADA Nº 497 DEL 04-12-2007 ESTADÍSTICA CRIMINAL Y ANTECEDENTES PENALES - Sobre Reglamentación y Normas para Estadísticas y Antecedentes Penales.

ACORDADA Nº 497 DEL 04-12-2007

ESTADÍSTICA CRIMINAL Y ANTECEDENTES PENALES - Sobre Reglamentación y Normas para Estadísticas y Antecedentes Penales.

Ver .Resolución Nº 1075 dictada el 27/IX/2002 Reglamentación de Estadísticas y Antecedentes Penales

Ver Resolución Nº 1091 del 31/X/2002 que resuelve la integración de las nuevas bases de datos con los procedimientos manuales para la producción de estadísticas y para la emisión de antecedentes penales

Ver Art. 242 al 246 de la Ley 879/81, Código de Organización Judicial

Acordada Nº 473 del 4/IX/2007 se ha actualizado las normativas internas

Ver Acordada Nº 113 del Año 1999, sobre emisión de Informes de Uso privado y de uso judicial

En la ciudad de Asunción, Capital de la Republica del Paraguay a los cuatro días del mes de diciembre de dos mil siete siendo las 12:30 horas, estando reunidos en la Sala de Acuerdos de la Corte Suprema de Justicia, la Excma. Señora Presidenta Dra. Alicia Beatriz Pucheta de Correa y los Excmos. Señores Ministros Doctores José V. Altamirano, Miguel Oscar Bajac, Sindulfo Blanco, Antonio Fretes, y Víctor Manuel Núñez Rodríguez, ante mí, el Secretario autorizante,

DIJERON:

Que, el Art. 3 de la Ley Nº 609/95 que organiza la Corte Suprema de Justicia, establece como deberes y atribuciones de la misma, dictar su propio reglamento interno, las acordadas y todos los actos que fueren necesarios para la mejor organización y eficiencia de la administración de justicia.

La Corte Suprema de Justicia tiene la facultad de reglamentar el funcionamiento de Estadísticas y Antecedentes Penales, de conformidad a la Resolución Nº 1075 dictada el 27 de septiembre de 2002, que dispone la implementación obligatoria en los Tribunales de Apelación y Juzgados de Primera Instancia del Sistema de Gestión Jurisdiccional, basado en la herramienta informática denominada “Judisoft” y la Resolución Nº 1091 del 31 de octubre de 2002 que resuelve la integración de las nuevas bases de datos con los procedimientos manuales para la producción de estadísticas y para la emisión de antecedentes penales que estaban previstos en los Art. 242 al 246 de la Ley 879/81, Código de Organización Judicial.

Por la Acordada Nº 473 del 4 de septiembre de 2007 se ha actualizado las normativas internas vigentes para garantizar la emisión de informes de antecedentes judiciales del área penal con una sola base de datos central que integre las bases de datos de las diferentes circunscripciones judiciales. Esto supone revisar los procesos y tareas, un estándar de calidad más elevado, y garantizar un servicio adecuado a las necesidades de los juzgados y de la sociedad en general.

Es necesaria la estandarización del modelo de gestión a nivel nacional, con el objeto de contar con un instrumento único y estándar para todas las Oficinas de Estadística Penal y Antecedentes Judiciales de la República del Paraguay.

Dada la complejidad de las funciones judiciales y administrativas resulta necesario realizar una previsión exacta y detallada de los procedimientos y funciones que se aplicarán para garantizar que los datos se integren adecuadamente, garantizar su calidad y que los servicios que se prestan en función de ellos estén claramente definidos.

A fin de contar con procedimientos claros y ajustados a la normativa vigente, se hace necesario establecer reglas y criterios generales de aplicación en las oficinas de Estadísticas Penales y Antecedentes Penales.

Por tanto, en uso de sus atribuciones

LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

ACUERDA:

Artículo 1° - Funciones, Procesos y Tareas de la Oficina de Estadísticas Penales. Funciones Unidad: Oficina de Estadísticas Penales.

La Oficina de Estadística Penal tiene a su cargo una serie de funciones reglamentadas en la Ley Nº 879/81. La Oficina de Estadísticas Penales tendrá a su cargo el mantenimiento y actualización de la base de datos de procesos penales de su respectiva circunscripción. Esta base de datos constituye también el registro de Antecedentes Penales. Tiene también a su cargo la producción y emisión de informes estadísticos periódicos, ya sean los previstos en esta reglamentación como cualquier otro que sea solicitado por las autoridades correspondientes. También tiene una función de archivo de resoluciones. En este sentido, son sus funciones mantener la conservación y seguridad de las resoluciones archivadas; organizarlas de tal forma que la información sea fácilmente recuperable. A partir de esta función de archivo la Oficina de Estadísticas Penales tiene la función de evacuar los procedimientos administrativos de exclusión de homonimia.

Artículo 2 – Procesos.

EP.1. Generación de la base de datos de procesos penales

- Clasificación y numeración de nuevas causas (juzgados sin JudiSoft);

- Registro de nuevas causas (juzgados sin JudiSoft);

- Registro de resoluciones (juzgados sin JudiSoft);

- Control y validación de los registros de resoluciones (juzgados con JudiSoft) ;

- Verificación de resoluciones numeradas por el juzgado (juzgados con JudiSoft);

- Corrección de registros (errores de ingreso y actualizaciones).

EP.2. Exclusión por homonimias

- procedimiento administrativo

EP.3. Emisión de copias de resoluciones

EP.4. Emisión de informes

- Para la Corte Suprema de Justicia

- Para la Oficina de Presupuesto del Poder Judicial

- Para la Comisión de Superintendencia

EP.5. Organización de resoluciones

EP.6. Control de Ingresos Diarios

Artículo 3° - Funcionarios.

- Jefe o Encargado

- Supervisor

- Clasificador (recepcionista, clasificador y numerador)

- Operador de registro (causas nuevas)

- Operador de registro (resoluciones)

- Verificadores de datos

- Operador de actualización de registros

- Archivistas

Artículo 4° - Son Atribuciones y Obligaciones del Jefe o Encargado de Estadística Penal:

En lo concerniente a la función de mantenimiento y administración de la información de la base de datos de procesos penales:

a) fiscalizar la actividad relacionada al cumplimiento de las actividades necesarias para mantener actualizada la información de la base de datos de procesos penales;

b) evacuar y canalizar las consultas y reclamos que surjan de la actividad de mantenimiento de la base de datos;

c) proponer las modificaciones y creaciones de reglamentos para el mejor funcionamiento y organización de la oficina;

d) comunicar la existencia de irregularidades en la función relacionada al mantenimiento de la información a su cargo;

e) presentar periódicamente, y cuando se solicitaran, los informes relacionados a las causas penales en curso y estadísticas de interés para la medición de la actividad registrada en la jurisdicción penal y otros;

f) elevar mensualmente a través del Sistema de Gestión jurisdiccional (JUDISOFT) y a la Corte Suprema de Justicia, un informe sobre los juzgados que han cometido irregularidades o faltas en la carga de información, en el sistema de gestión jurisdiccional. En las circunscripciones del interior, deberá presentar el informe al Presidente de la Circunscripción;

g) proponer al Consejo de Superintendencia de Justicia los ascensos y candidatos para nuevos cargos en la Oficina a su cargo;

h) proceder a la rotación de funciones del personal a su cargo, siempre que el servicio así lo requiera;

i) controlar la asistencia y puntualidad del personal de la dependencia;

j) vigilar la labor de sus funcionarios, exigiendo dedicación a las tareas propias del cargo que desempeñan;

k) resolver las dificultades que surgieren entre los funcionarios, velando por el trato dispensado al público y entre sí mismos;

l) proceder a la auditoría de las operaciones de búsqueda realizadas en el sistema informático;

m) informar anualmente la estadística de la sección, con las indicaciones que creyese conveniente para introducir mejoras en el funcionamiento de la oficina;

n) proveer a los funcionarios que ingresan para cumplir labores en las secciones de Estadística Penal de los manuales de procedimientos y funciones;

o) proceder en caso de Habeas data u homonimia a la firma del informe de antecedentes penales, conjuntamente con el Jefe o encargado de Antecedentes Judiciales;

p) controlar y firmar los informes oficiales;

q) controlar la calidad y cumplimiento de todos los procedimientos;

r) comunicarse con la Oficina de Estadísticas Civiles y la Oficina de Antecedentes Judiciales.

Artículo 5° - Supervisor.

Corresponde al supervisor de la Oficina de Estadística Penal:

a) sustituir al Jefe por ausencia o por delegación de éste, en los casos que las circunstancias así lo requieran;

b) realizar el control en los casos de coincidencias de nombres:

- si existen dudas con los datos personales del solicitante.

- en los casos de contradicción o errores en los datos, supervisar su corrección, y una vez confirmados los mismos proceder al cambio del Informe de Antecedentes Judiciales dentro de un plazo máximo de un mes;

c) preparar los informes para la Superintendencia General de Justicia;

d) realizar las auditorias internas;

e) verificar y gestionar los insumos para la oficina y el mantenimiento de equipos;

f) cumplir con las funciones asignadas por el jefe de la oficina para el mejor desenvolvimiento de la dependencia.

Las circunscripciones del interior que no cuenten con supervisor —o en caso de ausencia o impedimento— el Jefe o Encargado asignará como tal, a uno de sus funcionarios.

Artículo 6° - Operadores (o también verificadores según el proceso asignado).

Son atribuciones y obligaciones de los operadores de la Oficina de Estadística Penal, las siguientes:

a) mantener actualizada la base de datos de los procesos penales iniciados y en trámite, provenientes de resoluciones judiciales correspondientes a causas penales de la Circunscripción Judicial a la cual pertenece la Oficina, en los cuales la actividad no se halle soportada por el Sistema Informático de Gestión Jurisdiccional (JudiSoft);

b) proceder a cumplir sus funciones, de acuerdo a las indicaciones registradas en el presente documento;

c) mantener la confidencialidad de la contraseña de acceso a la base de datos, responsabilizándose de todas las operaciones que bajo su contraseña y usuario de acceso se registraran en la misma;

d) informar a su superior, cualquier irregularidad o inconveniente relacionado al mantenimiento de la base de datos y a su integridad.

Artículo 7° - Archivistas.

Corresponde a los archivistas:

a) recibir y dar cumplimiento de los oficios (oficios judiciales, solicitudes de defensoría y fiscalía) en los que se ordena la búsqueda de las resoluciones recaídas de una causa;

b) reproducir las copias de resoluciones a parte interesada;

c) digitalizar las resoluciones;

d) mantener ordenado y con seguridad todos los documentos archivados;

e) remitir al departamento de servicios gráficos las resoluciones para su encuadernación.

Artículo 8° - Clasificadores.

Corresponde a los clasificadores:

a) recibir oficios y otros documentos;

b) recibir y devolver los expedientes y resoluciones del área penal;

c) numerar las resoluciones en forma cronológica de menor a mayor;

d) distribuir internamente los expedientes y documentos.

Artículo 9° - Responsabilidades.

La responsabilidad primaria del Jefe o Encargado, quien le reemplace y de los funcionarios consiste en generar y mantener actualizados y completos, los registros informáticos y los archivos físicos, precautelando que siempre se correspondan con las resoluciones judiciales. Serán sus responsabilidades la emisión de informes estadísticos y copias de resoluciones, de tal forma que se ajusten fielmente a los documentos registrados y archivados. La regla general es que la información que se reciba, procese o utilice conste sólo y únicamente en resoluciones judiciales. Los funcionarios de la Oficina de Antecedentes Judiciales deberán resguardar la información reservada que procesan o archivan, revelando esta información sólo en las condiciones previstas en esta reglamentación.

Artículo 10 - Resolución de Contingencias.

Los riesgos previsibles que podrían afectar las funciones de la oficina de Estadísticas Penales son las fallas del sistema y la integridad de los archivos.

Fallas en el sistema

Cuando existan fallas en el sistema, y éstas persistan en el tiempo perjudicando visiblemente la numeración de las resoluciones o la recepción de los oficios judiciales, el supervisor, el jefe o encargado deberán comunicarse con la Dirección de Tecnología y Comunicaciones para resolver el problema en el menor tiempo posible.

Integridad de los archivos

Los archivos físicos deberán estar adecuadamente protegidos. No podrán colocarse libros de sentencias en áreas en las que pueda acceder el público, deberán —además— hacerse las previsiones necesarias para sofocar un eventual incendio de los archivos (mantener matafuegos adecuados en el área con periodo de vigencia actualizado) evitar el uso de equipos eléctricos u otras fuentes de fuego en las proximidades de estos documentos y evitar otras formas de deterioro por agua o humedad. Las copias de seguridad de los archivos deberán mantenerse en un lugar diferente de los archivos físicos que respaldan.

Artículo 10 - Funciones de la Oficina de Antecedentes Judiciales (Emisión de Informes de Antecedentes Penales). Oficina de Antecedentes Judiciales.

La Oficina de Antecedentes Judiciales tendrá a su cargo la expedición de los informes de antecedentes penales y será administrada internamente por un jefe o encargado contando con el apoyo de un supervisor, quienes tendrán las atribuciones que se citan en esta reglamentación.

Artículo 11 – Procesos.

AJ.1. Emisión de informes de antecedentes judiciales del área penal

En el proceso de emisión de antecedentes penales se pueden identificar dos tipos de informes diferentes:

a) AJ.1.1. Los solicitados por el público en general, previo pago de tasa, para los trámites personales, denominados privados.

b) AJ.1.2. Los generados a partir de oficios judiciales emitidos por los juzgados, por las fiscalías, o defensorías que no poseen conexión a la base de datos de procesos penales.

Ambos tipos mencionados se hallan regulados por la Acordada Nº 113 del Año 1999, en cuanto al contenido de los informes y en este manual en cuanto al procedimiento de emisión.

AJ.2. Emisión de informes luego del procedimiento administrativo para excluir la homonimia o luego del procedimiento judicial de habeas data u homonimia.

Cuando se presenta una homonimia entre un solicitante y un registro de la base de datos de antecedentes penales, y el solicitante aduce que existe un error, se abren dos posibles soluciones: se utiliza primero el procedimiento administrativo para excluir la homonimia; si éste no permite la exclusión el interesado debe promover el procedimiento judicial de habeas data. Concluidas cualquiera de estas dos alternativas con una exclusión, la Oficina de Antecedentes Judiciales podrá emitir —conjuntamente con la Oficina de Estadísticas Penales— un nuevo informe de antecedentes penales de acuerdo con los resultados de la exclusión.

Artículo 12 – Funcionarios.

Cada circunscripción tendrá un jefe o encargado de antecedentes judiciales. Son atribuciones y obligaciones del jefe o encargado:

a) encargarse del movimiento de la repartición, fiscalizando el cumplimiento de los servicios y el buen desempeño de la dependencia a su cargo;

b) atender el despacho y resolver las peticiones, consultas y reclamos dentro de sus facultades;

c) proceder a la firma de los informes de antecedentes en respuesta de oficios y los privados;

d) evacuar en la brevedad posible todos los informes solicitados;

e) proponer las modificaciones y creaciones de reglamentos para el mejor funcionamiento y organización de la Oficina;

f) denunciar la existencia de irregularidades en el servicio de la Oficina;

g) solicitar la verificación de los datos proporcionados por la Oficina de Estadísticas Penales, en los casos de que existan dudas, así como también de los oficios y otros documentos comprometidos con el funcionamiento de la Oficina;

h) disponer la concurrencia de los empleados en horas extraordinarias para poner al día los trabajos de la Oficina, o cuando la necesidad del servicio lo requiera, según disponibilidad presupuestaria;

i) proponer al Consejo de Superintendencia de Justicia los ascensos y candidatos para nuevos cargos en la Oficina a su cargo;

j) proceder a la rotación de funciones del personal a su cargo, siempre que el servicio así lo requiera;

k) controlar la asistencia y puntualidad del personal de la dependencia;

l) vigilar la labor de sus funcionarios, exigiendo dedicación a las tareas propias del cargo que desempeñan;

m) resolver las dificultades que surgieren entre los funcionarios, velando por el trato dispensado al público y entre sí mismos;

n) proceder a la auditoría de las operaciones de búsqueda realizadas en el sistema informático;

o) informar anualmente la estadística de la sección, con las indicaciones que creyese conveniente para introducir mejoras en el funcionamiento de la Oficina;

p) proveer a los funcionarios que ingresan para cumplir labores en las secciones de Antecedentes Judiciales de los manuales de procedimientos y funciones;

q) proceder en caso de habeas data u homonimia a la emisión del informe de antecedentes penales —conjuntamente con el jefe o encargado de Estadísticas Penales;

r) controlar y firmar los informes oficiales;

s) controlar la calidad y cumplimiento de todos los procedimientos;

t) comunicarse con la Oficina de Estadísticas Penales.

Artículo 13 – Supervisor.

Corresponde al supervisor:

a) sustituir al encargado por ausencia o por delegación de éste, en los casos que las circunstancias así lo requieran;

b) verificar que los certificados que contengan anotaciones penales hayan sido emitidos correctamente y verificar si existe información faltante que pudiera afectar su validez;

c) archivar los documentos y papeles de la Oficina con todo orden y esmero, cuidando de no dar curso a ninguna orden judicial, sin la correspondiente autorización del encargado;

d) el control interno de auditoría;

e) realizar el control de hojas habilitadas y anuladas;

f) verificar y controlar los informes privados cuando la persona concernida se identifica con un documento extranjero o tiene un nombre o apellido que no es de origen español.

En las circunscripciones del interior que no cuenten con supervisor —o en caso de ausencia o impedimento— el jefe o encargado asignará como tal, a uno de sus funcionarios.

Artículo 14 – Operadores (informes privados).

Los operadores tienen a su cargo:

a) el despacho y emisión de las solicitudes de los informes de antecedentes judiciales (privados) de acuerdo con la secuencia de tareas definidas en este manual. Son responsables de verificar la veracidad de la información recibida y la exactitud de la información ingresada al sistema, específicamente de los siguientes datos:

I) documentos de identidad: las cédulas de identidad deben ser válidas (no deben admitirse documentos de identidad con fecha vencida); las fotocopias deben ser legibles; los documentos extranjeros deben ser preferentemente pasaportes o documentos de identidad emitidos por organismos públicos y encontrarse vigentes — en caso de duda debe consultar al supervisor o al encargado o jefe;

II) comprobante de pago de la tasa judicial: para continuar con el trámite el número de liquidación debe ser reconocido por el sistema y no haber sido utilizado con anterioridad;

III) ingresar exactamente el número de documento de identidad y verificarlos en el certificado impreso, en el caso de presentar antecedentes informar al encargado;

IV) verificar que los datos impresos en el certificado sean correctos, suscribir el certificado con su firma y sello, y no entregar certificados sin la firma, sello del jefe o encargado y el sello de la Oficina;

V) debe entregar al solicitante el informe junto con la segunda copia del comprobante de pago, dejando para ser archivados las copias de los documentos de identidad presentados y la solicitud de antecedentes penales;

VI) debe mantener total reserva sobre la información que pueda ver en las pantallas del sistema, tanto ante el público solicitante como ante terceros del Poder Judicial o fuera de él.

b) Deben atender cualquier otro trabajo propio de la oficina que le encomiende el encargado.

Artículo 15 – Operadores (informes oficiales).

Los operadores —además de las responsabilidades de los operadores (informes privados) tienen a su cargo:

a. El despacho y emisión de las solicitudes de Informes de Antecedentes Judiciales del área penal (oficiales) de acuerdo con la secuencia de tares definidas en este manual. Son responsables de realizar en tiempo y forma las búsquedas, y verificar la exactitud de la información ingresada al sistema, específicamente de los siguientes datos:

1) ingresar exactamente los nombres, apellidos y el número de documento de identidad y verificarlos en el certificado impreso. Suscribir el certificado con su firma y sello, y no entregar certificados sin la firma, sello del jefe o encargado y el sello de la oficina;

2) entregar a los auxiliares el certificado firmado junto con la nota de respuesta para que sean diligenciados.

b. Deben atender cualquier otro trabajo propio de la oficina que le encomiende el encargado.

Artículo 16 – Auxiliares. .

Los auxiliares deberán realizar todas las tareas de oficina que les sean encomendadas por el encargado o jefe, siendo las específicas:

a) recibir y entregar los diferentes oficios diligenciados únicamente a funcionarios con credenciales del Poder Judicial;

b) llevar el control y registro de las numeraciones de las hojas fondeadas y anuladas, bajo la dirección del supervisor;

c) archivar los oficios en biblioratos en forma ordenada y clasificada, bajo la dirección del supervisor;

d) otras funciones que les sean asignadas por el encargado de la Sección;

e) diligenciar los oficios urgentes.

Artículo 17 – Ordenanza.

El ordenanza será el encargado de entregar los Informes de antecedentes en respuesta de oficio, en los distintos juzgados, fiscalías y defensorías; colaborará con los operadores en las tareas requeridas por ellos, propias de la oficina, ordenará las boletas de pago de cada día y en los casos solicitados por el encargado prestará sus servicios.

Artículo 18 – Responsabilidades.

La emisión de informes de antecedentes judiciales del área penal es parte de un procedimiento registral. Los datos son ingresados al registro por la Oficina de Estadísticas Penales y los informes son emitidos —contra ese registro— por la Oficina de Antecedentes Judiciales. Por tanto la responsabilidad primaria del jefe o encargado, quien le reemplace y de los funcionarios consiste en generar informes cuyos contenidos coincidan fielmente con los datos existentes en el registro. Sus responsabilidades se deducen de cualquier modificación arbitraria de los contenidos. Cuando en los casos de homonimia se proceda a emitir un informe que no coincide totalmente con los registros informáticos, estos informes deben apoyarse únicamente en resoluciones judiciales que fundamenten la exclusión del dato.

Los funcionarios de la Oficina de Antecedentes Judiciales deben utilizar única y fielmente los procedimientos establecidos en esta reglamentación, siguiendo también las notas y observaciones anotadas. Cualquier variación que introduzcan (y las irregularidades que se deriven) serán su responsabilidad personal.

Artículo 19 – Resolución de Contingencias. Subrogación.

En la circunscripción Capital, en caso de ausencia o impedimento temporario del jefe o encargado, éste será reemplazado en sus funciones y en la firma de informes de antecedentes penales, en primera instancia por el supervisor, y en su defecto por el jefe o encargado de Estadísticas Penales.

En la circunscripción de Itapúa, en primera instancia por el jefe de Estadísticas Penales, y en su defecto por el supervisor o persona especialmente designada por el Presidente de la circunscripción para reemplazar al jefe o encargado..

En las restantes circunscripciones, en primera instancia por el supervisor o persona especialmente designada por el Presidente de la circunscripción para reemplazar al jefe o encargado.

Artículo 20 – Fallas en el Sistema.

Cuando existan fallas en el sistema, y éstas persistan en el tiempo perjudicando visiblemente la atención del público o de los oficios judiciales. El supervisor o el jefe o encargado deberán comunicarse con la División de Tecnología y Comunicaciones para resolver el problema en el menor tiempo posible. Mientras tanto se suspende la atención al público.

Si la contingencia se debe a falta de papel o al funcionamiento de las impresoras, deben ponerse en marcha los mecanismos previstos que consisten en: asegurarse que siempre exista al menos una impresora que pueda ser utilizada como alternativa, y también debe mantenerse una reserva cerrada de papel como para emitir informes durante un día entero. Es responsabilidad del supervisor (y del jefe o encargado en la circunscripciones del interior) vigilar porque estas reservas estén siempre disponibles y de reponerlas cuando se hayan utilizado por alguna contingencia.

Artículo 21 - Errores en la Emisión de Informes Privados.

En el caso que un operador haya cometido un error involuntario al ingresar al sistema los nombres, apellidos o el número de documento de identidad y que se perciba el error después de la impresión del informe:

- el mismo operador que emitió el informe errado debe anular la hoja utilizada en la planilla de impresión introduciendo el número de identificación de impresión (corrección en el mismo día);

- el operador procede a la emisión de un nuevo informe;

- retiene el informe errado que siempre debe quedar adjunto a su grupo del día que procedió a la corrección (anota en ella el número de boleta, número de liquidación y número de hoja que cambio);

- en esta situación no se requiere el pago de una nueva tasa.

- en el caso que el error no se detecte en el día, la corrección puede ser realizada por cualquier operador.

Artículo 22 – Auditorías Internas.

El supervisor es responsable por la realización de las auditorias internas. Éstas serán de dos (2) tipos: ocasionales o periódicas.

Auditorias Ocasionales.

Este procedimiento se detona en dos casos: al verificarse alguna irregularidad o frente a la constatación de que alguno de los indicadores numéricos permite sospechar alguna irregularidad:

- es una irregularidad cualquier procedimiento realizado fuera o en contra de las acciones establecidas por esta reglamentación. Percibida y esclarecida una irregularidad el supervisor debe:

(a) elaborar un informe en el que se evalúe la irregularidad, al menos desde las siguientes perspectivas: ocultamiento de un antecedente penal, lesiones a los derechos o intereses del solicitante o la persona concernida, evasión o desvío de la recaudación de la tasa de justicia;

(b) establecer —a su juicio— si de la irregularidad se deducen responsabilidades personales, de acuerdo con las normas y reglamentos del Poder Judicial que se aplican en estos casos, o se trata de una situación no prevista;

- si la irregularidad se presume por algún indicador numérico generado automáticamente por los sistemas informáticos, el supervisor deberá realizar una investigación para explicar las causas por las que los indicadores numéricos se han comportado de esta forma. Si se deducen responsabilidades personales debe proceder como en el punto anterior, si se trata de algún error en el sistema o en los procedimientos, o una situación no prevista, debe realizar un informe tendiente a explicar los hechos e identificar las causas encontradas.

NOTA: este procedimiento estará vigente una vez que el sistema de emisión de informes esté en red con el de pago de la tasa judicial y hayan sido desarrolladas las aplicaciones automáticas para el cálculo de los indicadores.

Auditorias Periódicas,

Al menos dos (2) veces al año el supervisor debe realizar una auditoria puntual tendiente a asegurar que todos los procesos y acciones establecidas en este manual se están cumpliendo fielmente.

El procedimiento consistirá en tomar una muestra de los trámites que se realizan, verificar si los contenidos de los informes son correctos y si los procedimientos de pago de tasas se han cumplido. También como parte de este muestreo, observará si las tareas de los funcionarios se ajustan a las establecidas en este reglamento. El objetivo es detectar si existen deformaciones, improvisaciones o alejamiento involuntarios generados por la rutina (o sea que no se trata de irregularidades administrativas sino de relajación de normas o estándares). Detectadas estas circunstancias procederá junto con el jefe o encargado a solicitar a los funcionarios la lectura de los manuales y en tal caso se les podrá realizar una capacitación específica.

Si se tratara de situaciones nuevas —no contempladas en esta reglamentación— que han sido resueltas informalmente, deberá informar a las autoridades para que se complete el vacío detectado.

Artículo 23 – Anexos 1, 2, 3, 4 y 5.

Los documentos y formularios contenidos en los Anexos 1, 2, 3, 4 y 5, forman parte del cuerpo de ésta acordada.

Artículo 24 - Disposiciones Finales y Transitorias.

La presente acordada entrará en vigencia a partir del 2 de enero de 2008.

Artículo 25

ANOTAR, registrar notificar.

Ante mí: