ACORDADA Nº 497 DEL 04-12-2007
ESTADÍSTICA CRIMINAL
Y ANTECEDENTES PENALES - Sobre Reglamentación y Normas para
Estadísticas y Antecedentes Penales.
Ver
.Resolución Nº 1075 dictada el 27/IX/2002 Reglamentación de
Estadísticas y Antecedentes Penales
Ver
Resolución Nº 1091 del 31/X/2002 que resuelve la integración de
las nuevas bases de datos con los procedimientos manuales para la
producción de estadísticas y para la emisión de antecedentes
penales
Ver
Art. 242 al 246 de la Ley 879/81, Código de Organización Judicial
Acordada
Nº 473 del 4/IX/2007 se ha actualizado las normativas internas
Ver
Acordada Nº 113 del Año 1999, sobre emisión de Informes de Uso
privado y de uso judicial
En la ciudad de
Asunción, Capital de la Republica del Paraguay a los cuatro días
del mes de diciembre de dos mil siete siendo las 12:30 horas, estando
reunidos en la Sala de Acuerdos de la Corte Suprema de Justicia, la
Excma. Señora Presidenta Dra. Alicia Beatriz Pucheta de Correa y los
Excmos. Señores Ministros Doctores José V. Altamirano, Miguel Oscar
Bajac, Sindulfo Blanco, Antonio Fretes, y Víctor Manuel Núñez
Rodríguez, ante mí, el Secretario autorizante,
DIJERON:
Que, el Art. 3 de la Ley
Nº 609/95 que organiza la Corte Suprema de Justicia, establece como
deberes y atribuciones de la misma, dictar su propio reglamento
interno, las acordadas y todos los actos que fueren necesarios para
la mejor organización y eficiencia de la administración de
justicia.
La Corte Suprema de
Justicia tiene la facultad de reglamentar el funcionamiento de
Estadísticas y Antecedentes Penales, de conformidad a la Resolución
Nº 1075 dictada el 27 de septiembre de 2002, que dispone la
implementación obligatoria en los Tribunales de Apelación y
Juzgados de Primera Instancia del Sistema de Gestión Jurisdiccional,
basado en la herramienta informática denominada “Judisoft” y la
Resolución Nº 1091 del 31 de octubre de 2002 que resuelve la
integración de las nuevas bases de datos con los procedimientos
manuales para la producción de estadísticas y para la emisión de
antecedentes penales que estaban previstos en los Art. 242 al 246
de la Ley 879/81, Código de Organización Judicial.
Por la Acordada Nº
473 del 4 de septiembre de 2007 se ha actualizado las normativas
internas vigentes para garantizar la emisión de informes de
antecedentes judiciales del área penal con una sola base de datos
central que integre las bases de datos de las diferentes
circunscripciones judiciales. Esto supone revisar los procesos y
tareas, un estándar de calidad más elevado, y garantizar un
servicio adecuado a las necesidades de los juzgados y de la sociedad
en general.
Es necesaria la
estandarización del modelo de gestión a nivel nacional, con el
objeto de contar con un instrumento único y estándar para todas las
Oficinas de Estadística Penal y Antecedentes Judiciales de la
República del Paraguay.
Dada la complejidad de
las funciones judiciales y administrativas resulta necesario realizar
una previsión exacta y detallada de los procedimientos y funciones
que se aplicarán para garantizar que los datos se integren
adecuadamente, garantizar su calidad y que los servicios que se
prestan en función de ellos estén claramente definidos.
A fin de contar con
procedimientos claros y ajustados a la normativa vigente, se hace
necesario establecer reglas y criterios generales de aplicación en
las oficinas de Estadísticas Penales y Antecedentes Penales.
Por tanto, en uso de sus
atribuciones
LA CORTE SUPREMA DE
JUSTICIA
ACUERDA:
Artículo 1° -
Funciones, Procesos y Tareas de la Oficina de Estadísticas Penales.
Funciones Unidad: Oficina de Estadísticas Penales.
La
Oficina de Estadística Penal tiene a su cargo una serie de funciones
reglamentadas en la Ley Nº 879/81. La Oficina de Estadísticas
Penales tendrá a su cargo el mantenimiento y actualización de la
base de datos de procesos penales de su respectiva circunscripción.
Esta base de datos constituye también el registro de Antecedentes
Penales. Tiene también a su cargo la producción y emisión de
informes estadísticos periódicos, ya sean los previstos en esta
reglamentación como cualquier otro que sea solicitado por las
autoridades correspondientes. También tiene una función de archivo
de resoluciones. En este sentido, son sus funciones mantener la
conservación y seguridad de las resoluciones archivadas;
organizarlas de tal forma que la información sea fácilmente
recuperable. A partir de esta función de archivo la Oficina de
Estadísticas Penales tiene la función de evacuar los procedimientos
administrativos de exclusión de homonimia.
Artículo 2 –
Procesos.
EP.1. Generación de la
base de datos de procesos penales
- Clasificación
y numeración de nuevas causas (juzgados sin JudiSoft);
- Registro
de nuevas causas (juzgados sin JudiSoft);
- Registro
de resoluciones (juzgados sin JudiSoft);
- Control y validación de los registros de resoluciones (juzgados
con JudiSoft) ;
- Verificación de resoluciones numeradas por el juzgado (juzgados
con JudiSoft);
- Corrección
de registros (errores de ingreso y actualizaciones).
EP.2. Exclusión por
homonimias
- procedimiento
administrativo
EP.3. Emisión de copias
de resoluciones
EP.4. Emisión de
informes
- Para
la Corte Suprema de Justicia
- Para
la Oficina de Presupuesto del Poder Judicial
- Para
la Comisión de Superintendencia
EP.5. Organización de
resoluciones
EP.6. Control de Ingresos
Diarios
Artículo 3° -
Funcionarios.
- Jefe
o Encargado
- Supervisor
- Clasificador
(recepcionista, clasificador y numerador)
- Operador
de registro (causas nuevas)
- Operador
de registro (resoluciones)
- Verificadores
de datos
- Operador
de actualización de registros
- Archivistas
Artículo 4° - Son
Atribuciones y Obligaciones del Jefe o Encargado de Estadística
Penal:
En
lo concerniente a la función de mantenimiento y administración de
la información de la base de datos de procesos penales:
a) fiscalizar la actividad relacionada al cumplimiento de las
actividades necesarias para mantener actualizada la información de
la base de datos de procesos penales;
b) evacuar y canalizar las consultas y reclamos que surjan de la
actividad de mantenimiento de la base de datos;
c) proponer las modificaciones y creaciones de reglamentos para el
mejor funcionamiento y organización de la oficina;
d) comunicar la existencia de irregularidades en la función
relacionada al mantenimiento de la información a su cargo;
e) presentar periódicamente, y cuando se solicitaran, los informes
relacionados a las causas penales en curso y estadísticas de interés
para la medición de la actividad registrada en la jurisdicción
penal y otros;
f) elevar mensualmente a través del Sistema de Gestión
jurisdiccional (JUDISOFT) y a la Corte Suprema de Justicia, un
informe sobre los juzgados que han cometido irregularidades o faltas
en la carga de información, en el sistema de gestión
jurisdiccional. En las circunscripciones del interior, deberá
presentar el informe al Presidente de la Circunscripción;
g) proponer al Consejo de Superintendencia de Justicia los ascensos y
candidatos para nuevos cargos en la Oficina a su cargo;
h) proceder a la rotación de funciones del personal a su cargo,
siempre que el servicio así lo requiera;
i) controlar
la asistencia y puntualidad del personal de la dependencia;
j) vigilar la labor de sus funcionarios, exigiendo dedicación a las
tareas propias del cargo que desempeñan;
k) resolver las dificultades que surgieren entre los funcionarios,
velando por el trato dispensado al público y entre sí mismos;
l) proceder a la auditoría de las operaciones de búsqueda
realizadas en el sistema informático;
m) informar anualmente la estadística de la sección, con las
indicaciones que creyese conveniente para introducir mejoras en el
funcionamiento de la oficina;
n) proveer a los funcionarios que ingresan para cumplir labores en
las secciones de Estadística Penal de los manuales de procedimientos
y funciones;
o) proceder en caso de Habeas data u homonimia a la firma del informe
de antecedentes penales, conjuntamente con el Jefe o encargado de
Antecedentes Judiciales;
p) controlar
y firmar los informes oficiales;
q) controlar
la calidad y cumplimiento de todos los procedimientos;
r) comunicarse con la Oficina de Estadísticas Civiles y la Oficina
de Antecedentes Judiciales.
Artículo 5° -
Supervisor.
Corresponde
al supervisor de la Oficina de Estadística Penal:
a) sustituir al Jefe por ausencia o por delegación de éste, en los
casos que las circunstancias así lo requieran;
b) realizar
el control en los casos de coincidencias de nombres:
- si existen dudas con los datos personales del solicitante.
- en los casos de contradicción o errores en los datos, supervisar
su corrección, y una vez confirmados los mismos proceder al cambio
del Informe de Antecedentes Judiciales dentro de un plazo máximo de
un mes;
c) preparar
los informes para la Superintendencia General de Justicia;
d) realizar
las auditorias internas;
e) verificar y gestionar los insumos para la oficina y el
mantenimiento de equipos;
f) cumplir con las funciones asignadas por el jefe de la oficina para
el mejor desenvolvimiento de la dependencia.
Las
circunscripciones del interior que no cuenten con supervisor —o en
caso de ausencia o impedimento— el Jefe o Encargado asignará como
tal, a uno de sus funcionarios.
Artículo 6° -
Operadores (o también verificadores según el proceso asignado).
Son
atribuciones y obligaciones de los operadores de la Oficina de
Estadística Penal, las siguientes:
a) mantener actualizada la base de datos de los procesos penales
iniciados y en trámite, provenientes de resoluciones judiciales
correspondientes a causas penales de la Circunscripción Judicial a
la cual pertenece la Oficina, en los cuales la actividad no se halle
soportada por el Sistema Informático de Gestión Jurisdiccional
(JudiSoft);
b) proceder a cumplir sus funciones, de acuerdo a las indicaciones
registradas en el presente documento;
c) mantener la confidencialidad de la contraseña de acceso a la base
de datos, responsabilizándose de todas las operaciones que bajo su
contraseña y usuario de acceso se registraran en la misma;
d) informar a su superior, cualquier irregularidad o inconveniente
relacionado al mantenimiento de la base de datos y a su integridad.
Artículo 7° -
Archivistas.
Corresponde
a los archivistas:
a) recibir y dar cumplimiento de los oficios (oficios judiciales,
solicitudes de defensoría y fiscalía) en los que se ordena la
búsqueda de las resoluciones recaídas de una causa;
b) reproducir
las copias de resoluciones a parte interesada;
c) digitalizar
las resoluciones;
d) mantener
ordenado y con seguridad todos los documentos archivados;
e) remitir al departamento de servicios gráficos las resoluciones
para su encuadernación.
Artículo 8° -
Clasificadores.
Corresponde
a los clasificadores:
a) recibir
oficios y otros documentos;
b) recibir
y devolver los expedientes y resoluciones del área penal;
c) numerar
las resoluciones en forma cronológica de menor a mayor;
d) distribuir
internamente los expedientes y documentos.
Artículo 9° -
Responsabilidades.
La
responsabilidad primaria del Jefe o Encargado, quien le reemplace y
de los funcionarios consiste en generar y mantener actualizados y
completos, los registros informáticos y los archivos físicos,
precautelando que siempre se correspondan con las resoluciones
judiciales. Serán sus responsabilidades la emisión de informes
estadísticos y copias de resoluciones, de tal forma que se ajusten
fielmente a los documentos registrados y archivados. La regla general
es que la información que se reciba, procese o utilice conste sólo
y únicamente en resoluciones judiciales. Los funcionarios de la
Oficina de Antecedentes Judiciales deberán resguardar la información
reservada que procesan o archivan, revelando esta información sólo
en las condiciones previstas en esta reglamentación.
Artículo 10 -
Resolución de Contingencias.
Los
riesgos previsibles que podrían afectar las funciones de la oficina
de Estadísticas Penales son las fallas del sistema y la integridad
de los archivos.
Fallas en el sistema
Cuando
existan fallas en el sistema, y éstas persistan en el tiempo
perjudicando visiblemente la numeración de las resoluciones o la
recepción de los oficios judiciales, el supervisor, el jefe o
encargado deberán comunicarse con la Dirección de Tecnología y
Comunicaciones para resolver el problema en el menor tiempo posible.
Integridad
de los archivos
Los
archivos físicos deberán estar adecuadamente protegidos. No podrán
colocarse libros de sentencias en áreas en las que pueda acceder el
público, deberán —además— hacerse las previsiones necesarias
para sofocar un eventual incendio de los archivos (mantener
matafuegos adecuados en el área con periodo de vigencia actualizado)
evitar el uso de equipos eléctricos u otras fuentes de fuego en las
proximidades de estos documentos y evitar otras formas de deterioro
por agua o humedad. Las copias de seguridad de los archivos deberán
mantenerse en un lugar diferente de los archivos físicos que
respaldan.
Artículo 10 -
Funciones de la Oficina de Antecedentes Judiciales (Emisión de
Informes de Antecedentes Penales). Oficina de Antecedentes
Judiciales.
La
Oficina de Antecedentes Judiciales tendrá a su cargo la expedición
de los informes de antecedentes penales y será administrada
internamente por un jefe o encargado contando con el apoyo de un
supervisor, quienes tendrán las atribuciones que se citan en esta
reglamentación.
Artículo 11 –
Procesos.
AJ.1. Emisión de
informes de antecedentes judiciales del área penal
En
el proceso de emisión de antecedentes penales se pueden identificar
dos tipos de informes diferentes:
a) AJ.1.1. Los solicitados por el público en general, previo pago de
tasa, para los trámites personales, denominados privados.
b) AJ.1.2. Los generados a partir de oficios judiciales
emitidos por los juzgados, por las fiscalías, o defensorías que no
poseen conexión a la base de datos de procesos penales.
Ambos
tipos mencionados se hallan regulados por la Acordada Nº 113 del
Año 1999, en cuanto al contenido de los informes y en este
manual en cuanto al procedimiento de emisión.
AJ.2. Emisión de
informes luego del procedimiento administrativo para excluir la
homonimia o luego del procedimiento judicial de habeas data u
homonimia.
Cuando
se presenta una homonimia entre un solicitante y un registro de la
base de datos de antecedentes penales, y el solicitante aduce que
existe un error, se abren dos posibles soluciones: se utiliza primero
el procedimiento administrativo para excluir la homonimia; si éste
no permite la exclusión el interesado debe promover el procedimiento
judicial de habeas data. Concluidas cualquiera de estas dos
alternativas con una exclusión, la Oficina de Antecedentes
Judiciales podrá emitir —conjuntamente con la Oficina de
Estadísticas Penales— un nuevo informe de antecedentes penales de
acuerdo con los resultados de la exclusión.
Artículo 12 –
Funcionarios.
Cada
circunscripción tendrá un jefe o encargado de antecedentes
judiciales. Son atribuciones y obligaciones del jefe o encargado:
a) encargarse del movimiento de la repartición, fiscalizando el
cumplimiento de los servicios y el buen desempeño de la dependencia
a su cargo;
b) atender el despacho y resolver las peticiones, consultas y
reclamos dentro de sus facultades;
c) proceder a la firma de los informes de antecedentes en respuesta
de oficios y los privados;
d) evacuar
en la brevedad posible todos los informes solicitados;
e) proponer las modificaciones y creaciones de reglamentos para el
mejor funcionamiento y organización de la Oficina;
f) denunciar
la existencia de irregularidades en el servicio de la Oficina;
g) solicitar la verificación de los datos proporcionados por la
Oficina de Estadísticas Penales, en los casos de que existan dudas,
así como también de los oficios y otros documentos comprometidos
con el funcionamiento de la Oficina;
h) disponer la concurrencia de los empleados en horas extraordinarias
para poner al día los trabajos de la Oficina, o cuando la necesidad
del servicio lo requiera, según disponibilidad presupuestaria;
i) proponer al Consejo de Superintendencia de Justicia los ascensos y
candidatos para nuevos cargos en la Oficina a su cargo;
j) proceder a la rotación de funciones del personal a su cargo,
siempre que el servicio así lo requiera;
k) controlar
la asistencia y puntualidad del personal de la dependencia;
l) vigilar la labor de sus funcionarios, exigiendo dedicación a las
tareas propias del cargo que desempeñan;
m) resolver las dificultades que surgieren entre los funcionarios,
velando por el trato dispensado al público y entre sí mismos;
n) proceder a la auditoría de las operaciones de búsqueda
realizadas en el sistema informático;
o) informar anualmente la estadística de la sección, con las
indicaciones que creyese conveniente para introducir mejoras en el
funcionamiento de la Oficina;
p) proveer a los funcionarios que ingresan para cumplir labores en
las secciones de Antecedentes Judiciales de los manuales de
procedimientos y funciones;
q) proceder en caso de habeas data u homonimia a la emisión del
informe de antecedentes penales —conjuntamente con el jefe o
encargado de Estadísticas Penales;
r) controlar
y firmar los informes oficiales;
s) controlar
la calidad y cumplimiento de todos los procedimientos;
t) comunicarse
con la Oficina de Estadísticas Penales.
Artículo 13 –
Supervisor.
Corresponde
al supervisor:
a) sustituir al encargado por ausencia o por delegación de éste, en
los casos que las circunstancias así lo requieran;
b) verificar que los certificados que contengan anotaciones penales
hayan sido emitidos correctamente y verificar si existe información
faltante que pudiera afectar su validez;
c) archivar los documentos y papeles de la Oficina con todo orden y
esmero, cuidando de no dar curso a ninguna orden judicial, sin la
correspondiente autorización del encargado;
d) el
control interno de auditoría;
e) realizar
el control de hojas habilitadas y anuladas;
f) verificar y controlar los informes privados cuando la persona
concernida se identifica con un documento extranjero o tiene un
nombre o apellido que no es de origen español.
En
las circunscripciones del interior que no cuenten con supervisor —o
en caso de ausencia o impedimento— el jefe o encargado asignará
como tal, a uno de sus funcionarios.
Artículo 14 –
Operadores (informes privados).
Los
operadores tienen a su cargo:
a) el despacho y emisión de las solicitudes de los informes de
antecedentes judiciales (privados) de acuerdo con la secuencia de
tareas definidas en este manual. Son responsables de verificar la
veracidad de la información recibida y la exactitud de la
información ingresada al sistema, específicamente de los siguientes
datos:
I) documentos de identidad: las cédulas de identidad deben ser
válidas (no deben admitirse documentos de identidad con fecha
vencida); las fotocopias deben ser legibles; los documentos
extranjeros deben ser preferentemente pasaportes o documentos de
identidad emitidos por organismos públicos y encontrarse vigentes —
en caso de duda debe consultar al supervisor o al encargado o jefe;
II) comprobante de pago de la tasa judicial: para continuar con el
trámite el número de liquidación debe ser reconocido por el
sistema y no haber sido utilizado con anterioridad;
III) ingresar exactamente el número de documento de identidad y
verificarlos en el certificado impreso, en el caso de presentar
antecedentes informar al encargado;
IV) verificar que los datos impresos en el certificado sean
correctos, suscribir el certificado con su firma y sello, y no
entregar certificados sin la firma, sello del jefe o encargado y el
sello de la Oficina;
V) debe entregar al solicitante el informe junto con la segunda copia
del comprobante de pago, dejando para ser archivados las copias de
los documentos de identidad presentados y la solicitud de
antecedentes penales;
VI) debe mantener total reserva sobre la información que pueda ver
en las pantallas del sistema, tanto ante el público solicitante como
ante terceros del Poder Judicial o fuera de él.
b) Deben atender cualquier otro trabajo propio de la oficina que le
encomiende el encargado.
Artículo 15 –
Operadores (informes oficiales).
Los
operadores —además de las responsabilidades de los operadores
(informes privados) tienen a su cargo:
a. El despacho y emisión de las solicitudes de Informes de
Antecedentes Judiciales del área penal (oficiales) de acuerdo con la
secuencia de tares definidas en este manual. Son responsables de
realizar en tiempo y forma las búsquedas, y verificar la exactitud
de la información ingresada al sistema, específicamente de los
siguientes datos:
1) ingresar exactamente los nombres, apellidos y el número de
documento de identidad y verificarlos en el certificado impreso.
Suscribir el certificado con su firma y sello, y no entregar
certificados sin la firma, sello del jefe o encargado y el sello de
la oficina;
2) entregar a los auxiliares el certificado firmado junto con la nota
de respuesta para que sean diligenciados.
b. Deben atender cualquier otro trabajo propio de la oficina que le
encomiende el encargado.
Artículo 16 –
Auxiliares. .
Los
auxiliares deberán realizar todas las tareas de oficina que les sean
encomendadas por el encargado o jefe, siendo las específicas:
a) recibir y entregar los diferentes oficios diligenciados únicamente
a funcionarios con credenciales del Poder Judicial;
b) llevar el control y registro de las numeraciones de las hojas
fondeadas y anuladas, bajo la dirección del supervisor;
c) archivar los oficios en biblioratos en forma ordenada y
clasificada, bajo la dirección del supervisor;
d) otras
funciones que les sean asignadas por el encargado de la Sección;
e) diligenciar
los oficios urgentes.
Artículo 17 –
Ordenanza.
El
ordenanza será el encargado de entregar los Informes de antecedentes
en respuesta de oficio, en los distintos juzgados, fiscalías y
defensorías; colaborará con los operadores en las tareas requeridas
por ellos, propias de la oficina, ordenará las boletas de pago de
cada día y en los casos solicitados por el encargado prestará sus
servicios.
Artículo 18 –
Responsabilidades.
La
emisión de informes de antecedentes judiciales del área penal es
parte de un procedimiento registral. Los datos son ingresados al
registro por la Oficina de Estadísticas Penales y los informes son
emitidos —contra ese registro— por la Oficina de Antecedentes
Judiciales. Por tanto la responsabilidad primaria del jefe o
encargado, quien le reemplace y de los funcionarios consiste en
generar informes cuyos contenidos coincidan fielmente con los datos
existentes en el registro. Sus responsabilidades se deducen de
cualquier modificación arbitraria de los contenidos. Cuando en los
casos de homonimia se proceda a emitir un informe que no coincide
totalmente con los registros informáticos, estos informes deben
apoyarse únicamente en resoluciones judiciales que fundamenten la
exclusión del dato.
Los
funcionarios de la Oficina de Antecedentes Judiciales deben utilizar
única y fielmente los procedimientos establecidos en esta
reglamentación, siguiendo también las notas y observaciones
anotadas. Cualquier variación que introduzcan (y las irregularidades
que se deriven) serán su responsabilidad personal.
Artículo 19 –
Resolución de Contingencias. Subrogación.
En
la circunscripción Capital, en caso de ausencia o impedimento
temporario del jefe o encargado, éste será reemplazado en sus
funciones y en la firma de informes de antecedentes penales, en
primera instancia por el supervisor, y en su defecto por el jefe o
encargado de Estadísticas Penales.
En
la circunscripción de Itapúa, en primera instancia por el jefe de
Estadísticas Penales, y en su defecto por el supervisor o persona
especialmente designada por el Presidente de la circunscripción para
reemplazar al jefe o encargado..
En
las restantes circunscripciones, en primera instancia por el
supervisor o persona especialmente designada por el Presidente de la
circunscripción para reemplazar al jefe o encargado.
Artículo 20 –
Fallas en el Sistema.
Cuando
existan fallas en el sistema, y éstas persistan en el tiempo
perjudicando visiblemente la atención del público o de los oficios
judiciales. El supervisor o el jefe o encargado deberán comunicarse
con la División de Tecnología y Comunicaciones para resolver el
problema en el menor tiempo posible. Mientras tanto se suspende la
atención al público.
Si
la contingencia se debe a falta de papel o al funcionamiento de las
impresoras, deben ponerse en marcha los mecanismos previstos que
consisten en: asegurarse que siempre exista al menos una impresora
que pueda ser utilizada como alternativa, y también debe mantenerse
una reserva cerrada de papel como para emitir informes durante un día
entero. Es responsabilidad del supervisor (y del jefe o encargado en
la circunscripciones del interior) vigilar porque estas reservas
estén siempre disponibles y de reponerlas cuando se hayan utilizado
por alguna contingencia.
Artículo 21 - Errores
en la Emisión de Informes Privados.
En
el caso que un operador haya cometido un error involuntario al
ingresar al sistema los nombres, apellidos o el número de documento
de identidad y que se perciba el error después de la impresión del
informe:
- el mismo operador que emitió el informe errado debe anular la hoja
utilizada en la planilla de impresión introduciendo el número de
identificación de impresión (corrección en el mismo día);
- el
operador procede a la emisión de un nuevo informe;
- retiene el informe errado que siempre debe quedar adjunto a su
grupo del día que procedió a la corrección (anota en ella el
número de boleta, número de liquidación y número de hoja que
cambio);
- en
esta situación no se requiere el pago de una nueva tasa.
- en el caso que el error no se detecte en el día, la corrección
puede ser realizada por cualquier operador.
Artículo 22 –
Auditorías Internas.
El
supervisor es responsable por la realización de las auditorias
internas. Éstas serán de dos (2) tipos: ocasionales o
periódicas.
Auditorias
Ocasionales.
Este
procedimiento se detona en dos casos: al verificarse alguna
irregularidad o frente a la constatación de que alguno de los
indicadores numéricos permite sospechar alguna irregularidad:
- es una irregularidad cualquier procedimiento realizado fuera o en
contra de las acciones establecidas por esta reglamentación.
Percibida y esclarecida una irregularidad el supervisor debe:
(a) elaborar un informe en el que se evalúe la irregularidad, al
menos desde las siguientes perspectivas: ocultamiento de un
antecedente penal, lesiones a los derechos o intereses del
solicitante o la persona concernida, evasión o desvío de la
recaudación de la tasa de justicia;
(b) establecer —a su juicio— si de la irregularidad se deducen
responsabilidades personales, de acuerdo con las normas y reglamentos
del Poder Judicial que se aplican en estos casos, o se trata de una
situación no prevista;
- si la irregularidad se presume por algún indicador numérico
generado automáticamente por los sistemas informáticos, el
supervisor deberá realizar una investigación para explicar las
causas por las que los indicadores numéricos se han comportado de
esta forma. Si se deducen responsabilidades personales debe proceder
como en el punto anterior, si se trata de algún error en el sistema
o en los procedimientos, o una situación no prevista, debe realizar
un informe tendiente a explicar los hechos e identificar las causas
encontradas.
NOTA: este
procedimiento estará vigente una vez que el sistema de emisión de
informes esté en red con el de pago de la tasa judicial y hayan sido
desarrolladas las aplicaciones automáticas para el cálculo de los
indicadores.
Auditorias
Periódicas,
Al
menos dos (2) veces al año el supervisor debe realizar una auditoria
puntual tendiente a asegurar que todos los procesos y acciones
establecidas en este manual se están cumpliendo fielmente.
El
procedimiento consistirá en tomar una muestra de los trámites que
se realizan, verificar si los contenidos de los informes son
correctos y si los procedimientos de pago de tasas se han cumplido.
También como parte de este muestreo, observará si las tareas de los
funcionarios se ajustan a las establecidas en este reglamento. El
objetivo es detectar si existen deformaciones, improvisaciones o
alejamiento involuntarios generados por la rutina (o sea que no se
trata de irregularidades administrativas sino de relajación de
normas o estándares). Detectadas estas circunstancias procederá
junto con el jefe o encargado a solicitar a los funcionarios la
lectura de los manuales y en tal caso se les podrá realizar una
capacitación específica.
Si
se tratara de situaciones nuevas —no contempladas en esta
reglamentación— que han sido resueltas informalmente, deberá
informar a las autoridades para que se complete el vacío detectado.
Artículo 23 –
Anexos 1, 2, 3, 4 y 5.
Los
documentos y formularios contenidos en los Anexos 1, 2, 3, 4 y 5,
forman parte del cuerpo de ésta acordada.
Artículo 24 -
Disposiciones Finales y Transitorias.
La
presente acordada entrará en vigencia a partir del 2 de enero de
2008.
Artículo 25
ANOTAR,
registrar notificar.
Ante mí:
